Jak wybrać odpowiednie rozwiązanie do przechowywania dokumentów?
Bardzo wiele przedsiębiorstw, a szczególnie już tych dużych często boryka się z problemem archiwizacji dokumentów firmowych. Gdy firma zatrudnia dużo pracowników i współpracuje z różnymi podmiotami, to w bardzo krótkim czasie może okazać się, że zaczyna zwyczajnie brakować miejsca w firmie, aby całą dokumentację przechowywać. Takie zdarzenia zdecydowanie pogarszają organizacje dokumentów, jak również sprawiają, że ewentualna przeprowadzka firmy jest bardzo trudna. Niektórzy przedsiębiorcy decydują się zatem na specjalne szafy do segregacji dokumentów. Istnieje jednak też inne, nieco wygodniejsze rozwiązanie, a mianowicie przechowywanie dokumentów w wyspecjalizowanej do tego firmie.
Przechowywanie dokumentów – Współpraca z doświadczonymi archiwistami
Przedsiębiorcy, którzy chcą w dobry sposób zaoszczędzić miejsce w swojej firmie, najczęściej współpracują z firmami, które oferują archiwizację. Takie przechowywanie dokumentów ma bardzo wiele zalet. Wyróżnić tutaj można chociażby:
- oszczędność miejsca, która daje dużo większy komfort w biurze,
- bezproblemowy dostęp do danej dokumentacji o dowolnej porze dnia,
- uproszczona ewentualna przeprowadzka firmy,
- zabezpieczenie ważnej dokumentacji przed zdarzeniami losowymi i kradzieżą, dzięki systemom ochrony.
Czy przechowywanie dokumentów u archiwistów jest na pewno bezpieczne?
Bezpieczne przechowywanie dokumentów to bardzo ważna rzecz. Doświadczeni archiwiści doskonale o tym wiedzą. Dzięki nowoczesnym systemom ochrony, monitoringu i całodobowej opiece można mieć pewność, że dokumentacja firmowa będzie bezpieczna. Firma przechowująca dokumenty to bardzo dobre rozwiązanie, jeżeli chodzi o dane osobowe. Takie przedsiębiorstwa doskonale stosują się do założeń RODO i dzięki zachowaniu poufności sprawiają, że dokumenty są bezpieczne.
Łatwy dostęp do utylizacji
Firmy takie jak Destroy oferują przechowywanie akt, ale też ich utylizację zgodnie z RODO. Niektóre dokumenty mają określony czas archiwizacji. Dzięki wykorzystaniu specjalnych niszczarek przemysłowych utylizacja jest znacznie prostsza. Specjalny sprzęt sprawia, że utylizowany dokument nie może być już odtworzony, a to oznacza, że nie wpadnie w niepowołane ręce. Odpadki, które pozostają po zniszczonych dokumentach, czy też nośnikach pamięci są odpowiednio recyklingowane, co sprzyja z kolei środowisku. Trzeba również zaznaczyć, że odpowiednia utylizacja jest bardzo ważna dla firmy, gdyż w przeciwnych wypadku może ponieść ona poważne konsekwencje finansowe.