Przechowywanie dokumentów pracowniczych – terminy i zasady
Co musisz wiedzieć o przechowywaniu dokumentów pracowniczych? Sprawdź najważniejsze wskazówki i upewnij się, że przestrzegasz wszystkich wymaganych przepisów.
Przechowywanie akt – jak to robić prawidłowo?
Prawidłowe przechowywanie dokumentów oznacza przestrzeganie wielu zasad. Istotne jest to, żeby naszym zasobom zapewnić warunki, w których dokumentacja będzie zabezpieczona przed uszkodzeniem. Stan papieru może pogorszyć np. działanie promieni słonecznych czy nieprawidłowa wilgotność. Jak wiadomo ten nośnik informacji jest bardzo delikatny, co oznacza, że w dużym stopniu zagrażają mu uszkodzenia mechaniczne. Jesteśmy zobowiązani do tego, żeby wyznaczyć przestrzeń dopasowaną do „potrzeb” naszych akt. To jednak tylko jeden z ważnych obowiązków. Nie możemy zapomnieć także o tym, by przestrzegać określonych terminów przechowywania. Dotyczy to także dokumentów pracowniczych.
Akta zawierające dane zatrudnionych przez nas osób nie mogą być zniszczone zbyt szybko, a więc przed terminem, określonym prawnie. Również zbyt długie przechowywanie dokumentacji pracowniczej może zostać ukarane. Po upływie pewnego czasu tracimy bowiem prawo do przetwarzania danych osobowych, w tym do ich przechowywania. Co zrobić, żeby nie stresować się karami i uniknąć innych przykrych konsekwencji, takich jak np. straty wizerunkowe? Najważniejsze będzie poznanie obowiązujących zasad.
Przechowywanie i archiwizacja dokumentów – jak w pełni zrealizować obowiązki nakładane przez prawo?
Nie obędzie się bez poznania najważniejszych przepisów. Znajdziemy je m.in. w Ordynacji podatkowej. Zgodnie z art. 86 § 1 podatnik musi przechowywać księgi podatkowe i inne dokumenty związane z ich prowadzeniem do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zobowiązanie podatkowe upływa przedawnieniu wraz z upływem pięciu lat. Mowa o np. ewidencjach środków trwałych, rejestrach VAT czy dokumentach inwentaryzacyjnych. Nie zawsze sytuacja jest jednak tak prosta. Przechowywanie dokumentów pracowniczych to właśnie taki przykład.
Jakie zasady są najważniejsze, czyli przechowywanie akt pracowniczych
Aby odpowiedzieć na wyżej postawione pytanie, musimy określić, kiedy osoba została zatrudniona. W ten sposób możemy wyróżnić trzy grupy:
- osoby zatrudnione przed 1 stycznia 1999 roku;
- osoby zatrudnione między rokiem 1999 a 2019;
- osoby zatrudnione po 1 stycznia 2019 roku.
W pierwszym przypadku obowiązuje nas okres 50- letni. W drugim czas ten możemy skrócić. Aby to zrobić musimy złożyć odpowiednią dokumentację w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Z kolei przechowywanie dokumentów pracowników zaliczających się do trzeciej grupy musi trwać przez okres 10 lat.
By nie pogubić się we wszystkich przepisach i obowiązkach, warto nawiązać współpracę z doświadczonymi usługodawcami. Profesjonalne przechowywanie i archiwizacja dokumentów to opcja oferowana m.in. przez firmę Ekoakta.