Jaka jest najlepsza metoda niszczenia dokumentów?

Dokumenty w firmie to podstawa jej funkcjonowania. To właśnie dzięki nim można wykonywać różnorodne statystyki oraz zawierać umowy z pracownikami. Warto jednak zwrócić uwagę na ich proces niszczenia, na przykład podczas wygaśnięcia okresu archiwizacji. Wymaga on podjęcia odpowiednich działań. Jakich? Specjaliści przedstawiają.

Niszczenie dokumentów – dlaczego jest to tak ważne?

Niszczenie dokumentów jest ważne z wielu różnorodnych powodów. Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na fakt, że to właśnie dzięki takiemu procesowi można pozbyć się wrażliwych danych, których usuwanie reguluje rozporządzeni RODO.

Jednocześnie niszczenie dokumentów odpowiada za gwarancję nierozpowszechnienia wrażliwych danych osobowych nie tylko pracowników, ale również klientów. To bardzo ważny aspekt, na który warto zwrócić szczególną uwagę.

Niszczenie dokumentów – jak powinno przebiegać?

Utylizacja dokumentów powinna przebiegać zgodnie z odpowiednimi procedurami. Należy wykonać to w taki sposób, aby nikt nie był w stanie użyć danych osobowych zawartych na papierze. W tym przydają się różnorodne niszczarki.

Niszczenie nośników danych również powinno być przeprowadzane przez odpowiednie maszyny. Muszą one posiadać specjalistyczne certyfikaty, które są renomowane przez Unię.

Kto powinien być odpowiedzialny za niszczenie dokumentów?

Zawsze niszczenie i utylizacja dokumentów powinny być przeprowadzone przez przedsiębiorcę. To właśnie na jego barkach spoczywa ten obowiązek. Jakiekolwiek problemy, które obejmują Rozpowszechnianie danych osobowych, wiążą się do pociągnięcia do odpowiedzialności właściciela firmy.

Na szczęście usługi niszczenia i utylizacji dokumentów można przeprowadzić przez zewnętrzne firmy, np. ProArchiv. To właśnie one posiadają specjalistyczne sprzęty, które umożliwiają wykonanie całej procedury zgodnie z prawem. Wówczas przedsiębiorca zyskuje odpowiednie potwierdzenie wykonania całej procedury przez certyfikat.